обмен электронными документами

Важные материалы в статье на тему: "обмен электронными документами" с источниками и комментариями. Если в процессе прочтения возникли вопросы, вы всегда можете задать их дежурному специалисту.

Обмен электронными документами с контрагентами

  • встроен в программы 1С – не нужны внешние платные обработки
  • возможность обмена между 1С и другими программами
  • через разных операторов (роуминг)
  • входящие электронные документы бесплатно

Перейти

  • 1С-ЭДО
    Личный кабинет
  • Сайт

Подробнее

  • Преимущества использования
  • Возможности
  • Условия использования
  • Цена
  • Техподдержка
  • Дополнительно

Краткое описание

Обмен электронными документами с контрагентами

  • встроен в программы 1С – не нужны внешние платные обработки
  • возможность обмена между 1С и другими программами
  • через разных операторов (роуминг)
  • входящие электронные документы бесплатно

Преимущества использования

Бухгалтеру

Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов – быстро и без расхождений в реквизитах.

Все электронные документы хранятся в программе 1С – можно быстро найти и отправить необходимые документы в ФНС в ответ на запрос. Опись при этом формируется автоматически.

Программа 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО. Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы.

Финансовому директору

Обмен электронными документами между своими организациями в группе компаний и с внешними контрагентами происходит за минуты. Сокращаются сроки — закупок, возмещения НДС, оплаты от клиентов.

Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.)

IT-Директор

"1С-ЭДО" встроен в типовые программы "1С:Предприятие" и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций.

Пользователи работают в привычных программах 1С – их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.

Возможности

Организация электронного документооборота с контрагентами

  • помощник регистрации в качестве участника ЭД;
  • приглашение контрагентов к обмену по ЭДО из программы 1С;
  • автоматический роуминг с операторами, поддерживающими технологию 1С-ЭДО;
  • возможность создания несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов;
  • разграничение прав доступа и подписания документов.
Читайте так же:  сроки давности по уголовным делам ук

Операции с электронными документами

  • создание электронного документа из документа реализации информационной базы 1С;
  • подписание электронного документа несколькими сотрудниками;
  • отправка и получение электронных документов, проверка ответной подписи;
  • создание корректировочных документов или аннулирование;
  • автоматическое формирование документов учета по входящим электронным документам;
  • автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя;
  • работа со всеми электронными документами в одном окне («Текущие дела ЭДО»);
  • хранение электронных документов в программе 1С ("Архив ЭДО");
  • быстрый поиск с помощью фильтров и отборов при подготовке ответа на требование ФНС.

Условия использования

Работает в программах:

  • 1C:Управление нашей фирмой
  • 1С:Розница, ред. 2 (в т.ч. базовая)
  • 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
  • 1C:Управление холдингом
  • 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые)
  • 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.0
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
  • 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации
  • 1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО
  • 1С:Управление производственным предприятием
  • 1C:ERP Управление предприятием 2.0
  • 1С:ERP. Управление холдингом
  • 1С:Садовод (в т.ч. базовая)
  • 1С:Касса

"1С-ЭДО" можно встроить в любые другие приложения на платформе "1С:Предприятие 8". Подробнее>>>

Для работы необходим доступ в Интернет.

Для всех пользователей программ 1С "1С-ЭДО" предоставляется на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • если абонент отправил в течение расчетного месяца не более 5-ти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, "1С-ЭДО" доступен без оплаты;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 1-го комплекта – от 2,5 до 10 руб. за комплект (зависит от объема трафика и условий оплаты). Подробнее об условиях тарификации ЭДО и скидках на оплату за увеличенный объем трафика см. информационный выпуск "1С" №28050 от 09.02.2021.
Читайте так же:  центр реабилитации детей инвалидов

Пользователям с действующими тарифами 1С:ИТС предоставляется право на определенный объем (лимит) исходящего трафика ЭДО без дополнительной оплаты:

    — 100 комплектов документов в месяц; — 50 комплектов документов в месяц;

Для пользователей, которые приобрели пакет "СтартЭДО", предоставляется право на отправку 20 комплектов документов в месяц без дополнительной оплаты.

Техподдержка

Поддержка обеспечивается партнерами и линией консультаций фирмы "1С".

  • "1С-Коннект", "1С-ЭДО:Поддержка клиентов"
  • Телефон: 8-800-333-93-13
  • Эл. почта: [email protected]

При обращении на линию консультаций фирмы «1С» назовите ИНН вашей компании

Что такое электронный документооборот и как он работает

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Что вы узнаете

Кому подходит

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Видео (кликните для воспроизведения).

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Читайте так же:  справка о среднесписочной численности работников

Схема работы

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

  1. 1. Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
    Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
  2. 2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
  3. 3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
    Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.

Преимущества ЭДО

  • Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
  • Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
  • Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
  • Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
  • Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

  • В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
  • Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
  • Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
  • По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.
Читайте так же:  день увольнения приходится на выходной как уволить

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

  • возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
  • разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
  • персональные доработки СЭД под потребности компании;
  • интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
  • доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

  1. 1. купить электронную подпись;
  2. 2. подключиться к оператору данных;
  3. 3. внедрить систему электронного документооборота.

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Читайте так же:  где забирать свидетельство о смерти

Электронный документооборот с контрагентами

С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд.

Представление в ФНС

Выгружайте документы для контролирующих органов в пару кликов.

ЭДО для маркировки

Диадок автоматически направляет коды продукции в систему маркировки.

С Диадоком надежно, удобно и безопасно

Бесплатно и бессрочно храним ваши документы на нескольких серверах. Ничего не потеряется

24/7 техподдержка отвечает в чате, по почте и телефону. Звонок по России бесплатный

К ящику организации в Диадоке можно подключить хоть сколько пользователей бесплатно

Сервис защищен от взлома. Это доказала независимая проверка. Сертификат безопасности

Роуминг с большинством операторов ЭДО

упрощаем обмен документами

компаний работает в Диадоке

Проверьте, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке

Отзывы клиентов

За один день мы доставили адресатам документы, которые в бумажном виде шли бы до них в течение недели, при этом мы сэкономили не меньше пачки бумаги. Также теперь мы можем отследить момент, когда дилер получил документы, и когда они были подписаны

Работать в сервисе просто и удобно, мы всегда точно знаем, когда документы были отправлены и когда получены. Работа с электронными документами ведется прямо из учетной системы, за счет ряда готовых интеграционных решений Диадока. При их внедрении специалисты Контура оказывают активную поддержку

Видео (кликните для воспроизведения).

Очевидными преимуществами ЭДО являются: сокращение затрат на обмен документами и увеличение скорости этого процесса, благодаря которой существенно возрастает производительность труда и эффективность работы в целом. Также важные плюсы ЭДО — прозрачность, наглядность и онлайн-доступ к истории документооборота с клиентом

обмен электронными документами
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here